L’utilisation de Celcat comme moteur de changement culturel a permis d’améliorer l’utilisation des espaces de 52%.
L’université de Suffolk souhaitait utiliser un logiciel spécialisé de gestion des emplois du temps comme moteur d’un changement culturel qui permettrait une meilleure utilisation des ressources dans toutes les activités.
Les principaux objectifs étaient les suivants:
- Améliorer l’utilisation des espaces.
- Réduire les espaces d’enseignement général sur le campus.
- Réduire le temps consacré à l’affectation des salles.
- Synchroniser les activités entre le système d’emploi du temps et Microsoft Exchange (et plateformes équivalentes).
L’université de Suffolk utilisait déjà le système d’information de gestion des étudiants Tribal SITS pour enregistrer les événements, mais ceux-ci étaient planifiés manuellement par les équipes de cours de l’établissement, sans aucune collaboration. Une équipe centrale affectait ensuite les salles aux événements.
- Étudiants (circa) 9,600
- Localisation des sites 6
- Client depuis 2005
- Extensions utilisées Suivi de l’assiduité
Contexte
L’Université de Suffolk est basée à Ipswich. L’université comporte 6 écoles et compte également des établissements partenaires à Bury St. Edmunds, Great Yarmouth, Lowestoft et Ipswich, au Royaume-Uni.
Solution
Celcat a été choisi en juin et a travaillé avec les équipes du Suffolk pour qu’une implémentation de la solution soit mise en œuvre 15 mois plus tard. Le projet comprenait l’intégration avec :
- Tribal SITS, système d’information sur les étudiants
- Omnivex, logiciel d’affichage dynamique
- Microsoft Exchange, e-mail et calendrier
- Telepen, suivi de l’assiduité
- OASIS (la mise en œuvre par l’Université de eVision de Tribal), accès aux emplois du temps au niveau des cours
- SQL Server Reporting Services, création de rapports
- Active Directory, vérification du statut d’étudiant
- Northgate Resource Link, système d’information sur le personnel
Après l’intégration, un projet pilote a été mis en œuvre, avec la participation d’étudiants et d’enseignants, afin de réaliser des tests d’acceptation par les utilisateurs. Celcat Automation (planification automatique) a été utilisé pour affecter automatiquement des espaces d’enseignement à usage général. Des emplois du temps pour les enseignants, puis pour les étudiants individuels, ont été produits puis testés. La synchronisation avec les calendriers personnels d’Office 365 et l’utilisation du Room Booker (système de réservation de salles permettant au personnel de rechercher des salles appropriées et disponibles), ont également fait l’objet de tests.
Avantages au cours de la première année d’exploitation
[avantages avantages= »52% :Meilleure utilisation des espaces|95% :Note donnée par les étudiants sur les avantages de la synchronisation avec leur calendrier|15% :Réduction des espaces d’enseignement à usage général (y compris un bâtiment entier de 196 places).|75% :Note globale donnée par les étudiants »]
Utilisation des espaces
Grâce à Celcat Automation, le taux d’utilisation des espaces d’enseignement à usage général est de 32%, tout comme le taux d’utilisation prévu pour l’année basé sur l’utilisation des salles affectées et la taille de la cohorte. Il s’agit d’une amélioration de 52% qui a permis de réaliser des économies.
Celcat Automation a également mis en évidence la possibilité de ne plus utiliser deux bâtiments (y compris l’atrium de 196 places) et de réduire de 15 % le nombre de salles d’enseignement à usage général sur le campus (de 46 à 39), permettant ainsi de réaliser des économies supplémentaires.
Synchronisation du calendrier : amélioration de l’expérience des étudiants
La synchronisation avec les calendriers Microsoft Exchange et Office 365 du personnel et des étudiants leur permet d’accéder très facilement à leurs emplois du temps qui sont mis à jour automatiquement quand des modifications sont apportées.
Au cours du 2ème trimestre après l’implémentation, un sondage auprès des étudiants en post-licence et en seconde année de licence a été réalisé. À la question «Votre expérience des changements apportés aux processus de gestion des emplois du temps a-t-elle été positive ou négative», plus de 75% ont répondu qu’elle a été positive.
L’accès aux emplois du temps des étudiants sur Outlook a été considéré comme utile par plus de 95% des sondés, ce qui indique que la synchronisation des emplois du temps avec Outlook a amélioré de façon significative l’expérience des étudiants. L’un d’eux a déclaré :
